Anlage Wartungs Management

In diese Lotus Domino/Notes Datenbank können die einzelnen Geräten/Anlagen gepflegt werden. Für die zu planenden Tätigkeiten können einzelne Wartungsdokumente erstellt werden. Wartungen können damit geplant und in den Ansichten dargestellt gemacht werden.

Dieses ist einen Notes Datenbank ohne direkte Domino Version. Es funktioniert ab Domino 4.6, und kann auf Wunsch mit den neueste Version von Domino verwendet werden.

Für den verwendung dieses System ist ein Enterprise Server der voraussetzung, und da es sich nicht um einen Mail erweiterung handelt, sind für die nutzung Collaboration Lizensen für den Users notwendig.

Das System baut auf den vertrauten Hauptdokument - Antwort Dokument Struktur von Domino auf.



Das Geräte/Anlage Dokument

Das Geräte/Anlage Dokument ist der Ausgangspunkt der Domino Datenbank und dient als Aufhänger für die einzelnen Wartungstermine. Wartungsdokumente können nur erstellt werden, indem man von einem Geräte/Anlage Dokument ausgeht.
Im ersten Ansatz gedacht als Haupt Dokument, mit welchem dann die einzelnen Wartungen zur Maschine (Geräte) erfaßt werden können. Beim Werk P ist dieses anders gelaufen, da dort die Dokumente eher den einzelnen Bereichen (Anlage) zugeteilt worden sind.

Im Dokument gibt es verschiedene Aktionen, die dazu dienen, Wartungsdokumente verarbeiten zu können.

Schließen schließt das Dokument (und wenn im Bearbeitungsmodus wird es auch gespeichert), Bearbeiten ist nur verfügbar wenn der Anwender die Berechtigung (über Rollen oder über das Profil) zugeteilt bekommen hat und das Dokument im Lesemodus ist.
Danach folgen 4 Aktionen, die für die Bearbeitung der Wartungsdokumente dienen, alle nur sichtbar wenn der Anwender die Erlaubnis dazu hat (wie vorher entweder über die entsprechende Rolle, oder über das Profil).
Neues W-doc erstellt ein neues Wartungsdokument zu dieser Maschine,
W-doc bearbeiten zeigt eine Auswahl der Wartungsdokumente. Nach der Wahl des Dokumentes wird in das gewählte Dokument gewechselt (während das Maschinendokument geschlossen wird). Nach der Bearbeitung des Wartungsdokumentes wird wieder das Hauptdokument geöffnet, allerdings im Lesemodus, unabhängig davon, in welchem Modus es vorher war.
W-dok(s) löschen ist für das Löschen von einem oder mehreren Wartungsdokumente, dabei wird eine (mehrfach-) Auswahl gezeigt, die gewählten Dokumente werden an ein spezielles Anlage Dokument angehängt (also nicht endgültig gelöscht, sondern aus allen Ansichten entfernt, und quasi ausgelagert). Es ist möglich, ein solches Dokument wieder herzustellen, oder endgültig zu löschen über den Ansicht Entfernte Dokumente.
W-doc absegnen ist für das Melden der Wartungen innerhalb einer Maschine gedacht, es kann ja Ereignisse geben, in welchen mehrere Wartungstermine in einem Vorgang abgefertigt werden, dafür ist diese Aktion gedacht. Hier können mehrere Wartungsdokumente gleichzeitig gewählt werden.

Das Geräte/Anlage Dokument ist in mehrere Abschnitte aufgeteilt, optisch ersichtlich mit zwei Tabellen, und 3 freien Teilen.
Im ersten Teil befinden sich feste Angaben über Werk (aus dem Profil) und letzte Änderungen, Im zweiten Teil in Tabellenform die Daten des Gerät/Anlage, im dritten Teil die Zusatzinformation (hauptsächlich für Werk B gedacht), danach ein Tabelle mit allen Wartungsdokumenten (nicht bearbeitbar, sondern nur zur Ansicht), und am Schluß noch ein Textfeld für den Lebenslauf und das Bearbeitungsprotokoll des Dokumentes.
Das Wartungsdokument

Im Wartungsdokument gibt es verschiedene Felder, die ebenso optisch getrennt sind. Zuerst die festen Angaben und die allgemeine Daten so wie im Geräte/Anlage Dokument (welche übringens auch erneut übernommen werden, falls die Daten sich ändern).
Danach eine Tabelle mit den Daten zur Wartung. Hierbei ist es wichtig, wenigstens das Objekt und/oder die Aktion auszufüllen, sonst ist es nicht möglich, dieses Dokument im Geräte/Anlage Dokument auszuwählen. Diese Felder (mind. eines davon) dienen als Schlüssel für die Suche.
Fast alle Felder haben hier Hilfetexte und sollten damit selbsterklärend sein.

Im Wartungsdokument gibt es auch Aktionen, im Lesemodus (nur erreichbar aus der Ansicht, wenn das Dokument über das Geräte/Anlage Dokument angesprochen wird, läßt es sich absichtlich nicht in den Lesemodus schalten)

Wobei die Aktionen Bearbeiten und Absegnen natürlich nur zur Verfügung stehen, wenn die Berechtigung dazu vorhanden ist.
Im Bearbeitungsmodus sieht die Aktionsleiste so aus:

auch hier ist das Absegnen möglich. Außerdem kann ich auch zum Vorheriges und Nächsten Wartungselement weitergehen, oder dem Lebenslauf der Geräte/Anlage Dokument zusätzliche Informationen hinzufügen (Lebenslaufinformationen können von hier aus nicht gelöscht werden, dieses ist nur direkt im Hauptdokument möglich).
Die Ansichten

Die Ansichten der DB bilden den Schlüssel des Systems.

Als erstes gibt es eine Ansicht mit den Entfernte Geräte/Anlage- und Wartungsdokumenten, welche hauptsächlich für Rettungstätigkeiten gedacht ist (das tatsächliche Löschen von Geräte/Anlage-Dokumenten ist in der Domino Datenbank eingeschränkt, und wird über diese Ansicht gesteuert). Das Löschen von Geräte/Anlage-Dokumenten ist in der Ansichten "Nach ... " möglich.
Dann 3 Ansichten, die Maschinendokumente und Wartungsdokumente zusammen zeigen, und dann 3 Ansichten (jeweils mit Untermenu's), die ausschließlich Wartungsdokumente zeigen.

Die Wartungsansichten sind "sortiert" nach Wartungen (Aktionen), Ausdruck oder nach Objekt (damit fehlende Aktionen sonnst kaum etwas erkennen lassen).
Jede dieser Ansichten hat eine Untersortierung wie folgt:

Im Ansicht "Alles" stehen nur die Wartungsdokumente, die jeweils zu den Selektionen gehören. Da die meisten Termine auf einen Wochentag bestätigt werden, werden diese auch in der aktuelle Woche angezeigt. Die Woche für das Programm geht von Samstag bis Freitag. Dabei ist die Ansicht "Nächste Woche" eine AUSNAHME, dort werden auch zwei Termine mit angezeigt, so daß ein wöchentlicher Termin, der in der aktuellen oder vergangenen Woche geplant ist, wird in diese Ansicht ebenso angezeigt, allerdings mit der AKTUELLE Termin, und nicht mit der von nächste Woche. Das Darstellen der nächsten Termin ist Technisch nicht so realisierbar, weil die einzelne Dokumente sich nicht von Datum wissentlich darstellen lassen. In den andere Ansichten (14 tagen z.B.) ist dieses nicht möglich da ein Wartungsdokument nicht doppelt dargestellt werden kann, welches sonnst gemacht werden müßte.
Alle Ansichten zeigen nur eine Auswahl der Wartungsdokumente gemäß ihrer Bezeichnung. Jede dieser Ansichten hat jeweils die gleichen zwei Aktionen.

Die erste segnet selektierte Dokumente ab (mit Rückmeldung), dabei wird automatisch der neue Wartungstermin anhand des definierten Intervalls festgelegt. Für den zu protokollierenden Text und den effektiven Wartungstermin wird der Anwender gefragt. Der Wartungstermin muß nicht korrekt sein, sondern nur innerhalb der richtigen Woche liegen. Es kann entweder automatisch der im jeweiligen Dokument vorgegebene Text übernommen werden, oder es kann ein neuer Text, der dann für ALLE gewählten Dokumente gilt, eingegeben werden (zu verwenden wenn z.B. eine TÜV-Prüfung gemacht wird, und sämtliche Wartungen auf einmal gemacht werden).
History zeigt das Protokoll der selektierten Wartungsdokumente einzeln an. Damit ist es möglich, diese von einer Ansicht aus einzusehen, ohne das Dokument öffnen zu müssen.
Das Profil-dokument, die erste Aktion in der Domino Datenbank.

Die erste Aktion nachdem die Domino Datenbank in Lotus Notes in Betrieb genommen wird, ist das Profil Dokument für die Konfiguration zu überprüfen und eventuell zu ergänzen.
Das Profil Dokument soll unbedingt mit OK verlassen werden (selbst wenn es bereits in Ordnung aussieht), Escape führt ebenfalls zum Verlassen des Profil Dokumentes, aber nicht unbedingt zum Speichern. Vorgabewerte, die im Dokument SICHTBAR sind, werden dabei NICHT übernommen.

Im Profil Dokument sind für die meisten Felder Hilfetexte für einzelne Zeilen vorhanden (mit grünem Rand markierte Text pop-up's), die Hilfe zu den einzelnen Werten anbieten.

Für die Werte, die in den einzelnen Dokumenten gepflegt (und damit zu Ändern) sind, gibt es Knöpfe im Profil, mit denen die bereits vorhandenen Werte ins Profil übernommen werden können. Damit stehen sie dann für die Auswahl bei anderen Dokumenten auch zur Verfügung. Neue Werte werden SICHTBAR auf einer neuen Zeile (also deutlich getrennt von den alten Werten) dargestellt. Diese Trennung verschwindet beim Speichern, ist also nur direkt nach der Übernahme sichtbar. Sobald das Profildokument aktualisiert (F9) oder gespeichert wird, wird die sichtbare Trennung entfernt.

Achten Sie bei den Wartungsintervallen auf das Format, die automatische Bestätigung der ausgeführten Wartungen funktionieren nur richtig, wenn die im Profil eingetragenen Werte das Format Zeitraumbezeichnung#WMJ haben.

In der ACL der Domino Datenbank können zusätzlich die Rollen MainErsteller (für Hauptdokumente) und Ersteller (für Wartungsdokumente) erstellt und zugewiesen werden, die die gleichen Berechtigungen geben wie die beiden Felder im Profildokument.